Privacyverklaring en rolverdeling

Kernstandpunt

Twentecs, een merknaam van Planningsagenda.nl B.V. beschikt voor de verwerkingen waarvoor zij zelf het doel en de middelen bepaalt over een eigen privacyverklaring. Voor persoonsgegevens die klanten binnen het Twentecs-platform verwerken, treedt Twentecs in beginsel op als verwerker. De klant blijft daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en is verantwoordelijk voor de eigen privacyverklaring en informatieverstrekking aan betrokkenen.

 

1. Wanneer heeft Twentecs een eigen privacyverklaring nodig?

Twentecs verwerkt niet uitsluitend persoonsgegevens namens klanten. Voor verschillende eigen bedrijfsprocessen bepaalt Twentecs zelf waarom en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt. Voor die verwerkingen is Twentecs verwerkingsverantwoordelijke en rust de informatieplicht uit de AVG op Twentecs.
De eigen privacyverklaring van Twentecs ziet daarom onder meer op:

• bezoekers van de openbare website van Twentecs;
• personen die een contact-, demo- of informatieverzoek indienen;
• contactpersonen bij klanten, prospects, leveranciers en samenwerkingspartners;
• commerciële en administratieve correspondentie en relatiebeheer;
• sollicitanten en andere personen die rechtstreeks met Twentecs een relatie aangaan;
• eigen beveiligings-, authenticatie- of bedrijfsprocessen voor zover Twentecs daarbij zelfstandig doel en middelen van de verwerking bepaalt.

De AVG schrijft niet voor dat deze informatie per se in één document met de titel “privacyverklaring” moet staan. Wel moet de verplichte informatie uit onder meer artikelen 12, 13 en 14 AVG op een transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke wijze aan betrokkenen worden verstrekt. Twentecs gebruikt hiervoor een privacyverklaring.

 

2. Wie is verantwoordelijk voor persoonsgegevens in het Twentecs-platform?

Wanneer een klant Twentecs gebruikt als EPD, cliëntvolgsysteem of SaaS-platform, bepaalt de klant voor de inhoudelijke verwerking van persoonsgegevens in beginsel het doel van de verwerking. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënt-, medewerker-, verzuim-, dossier- en medische gegevens die de klant in het platform vastlegt of laat verwerken.
Voor deze verwerkingen is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Twentecs verwerker. De afspraken hierover worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst tussen Twentecs en de klant.

 

3. Welke privacyverklaring maakt en gebruikt de klant?

Iedere klant is zelf verantwoordelijk voor een privacyverklaring die aansluit op de eigen dienstverlening, doeleinden, grondslagen, bewaartermijnen, categorieën persoonsgegevens, ontvangers en rechten van betrokkenen. Wanneer de klant persoonsgegevens via Twentecs verwerkt, kan de klant in die eigen privacyverklaring vermelden dat Planningsagenda.nl B.V. als verwerker en softwareleverancier wordt ingezet.

Belangrijk voor klanten

De privacyverklaring van Twentecs mag niet worden gebruikt als vervanging van de privacyverklaring van de klant. Twentecs kan informatie aanleveren over de technische verwerking, beveiliging, subverwerkers en contractuele rolverdeling, maar de klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie aan zijn eigen betrokkenen.

Voorbeeldtekst die een klant kan gebruiken

“Voor de ondersteuning van onze dienstverlening maken wij gebruik van Twentecs, een merknaam van Planningsagenda.nl B.V. als softwareleverancier. Twentecs verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de overeengekomen dienstverlening en overeenkomstig onze instructies, voor zover Twentecs daarbij als verwerker optreedt. Met Twentecs is hiervoor een verwerkersovereenkomst gesloten.”

Deze voorbeeldtekst is uitsluitend een bouwsteen. De klant moet de eigen privacyverklaring zelf laten aansluiten op de feitelijke verwerking en de eigen juridische grondslagen.

 

4. Welke verklaring gebruikt een cliënt, werknemer of andere betrokkene?

Voor betrokkenen geldt de volgende hoofdregel:

• Gaat de vraag over een dossier, medische gegevens, verzuimgegevens, afspraken, behandelgegevens of andere inhoudelijke gegevens die een organisatie in Twentecs verwerkt? Dan is de privacyverklaring van de betreffende klant of zorgverlener leidend.
• Gaat de vraag over gegevens die iemand rechtstreeks aan Twentecs verstrekt, bijvoorbeeld via de website, een demo-aanvraag, commerciële correspondentie of een sollicitatie? Dan is de privacyverklaring van Twentecs leidend.
• Een verzoek om inzage, correctie, verwijdering of beperking van gegevens uit een klantdossier wordt in beginsel bij de betreffende klant ingediend. Twentecs ondersteunt de klant waar dit op grond van de verwerkersovereenkomst noodzakelijk is.

 

5. Verhouding tot de verwerkersovereenkomst

De privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst hebben verschillende functies. De privacyverklaring informeert betrokkenen over de verwerking van hun persoonsgegevens. De verwerkersovereenkomst regelt de afspraken tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker over de uitvoering en beveiliging van de verwerking.

 

6. Samenvattend statement

Statement voor de FAQ

Twentecs, een merknaam van Planningsagenda.nl B.V. heeft een eigen privacyverklaring voor de persoonsgegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt en waarvoor zij als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. Voor persoonsgegevens die klanten binnen het Twentecs-platform verwerken, is de klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en Twentecs verwerker. De klant stelt hiervoor een eigen privacyverklaring op en informeert zijn cliënten, werknemers, patiënten of andere betrokkenen. De privacyverklaring van Twentecs vervangt de privacyverklaring van de klant niet. Twentecs ondersteunt klanten met de benodigde informatie over haar rol als verwerker, technische verwerking, beveiligingsmaatregelen en subverwerkers. De onderlinge verantwoordelijkheden zijn aanvullend vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

 

Juridische grondslag

Dit standpunt is gebaseerd op de AVG, in het bijzonder: artikel 4 (begrippen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker), artikel 12 (transparante informatie), artikelen 13 en 14 (informatieplicht) en artikel 28 (verwerking door een verwerker).

Bronnen

• Verordening (EU) 2016/679 (AVG), EUR-Lex – artikelen 12, 13, 14 en 28.
• Autoriteit Persoonsgegevens – Verantwoordingsplicht: privacyverklaring als onderdeel van de AVG-verplichtingen en onderscheid met intern privacybeleid.